Privacy

Inleiding

Waarvoor geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring is van toepassing op de persoonsgegevens die door de CCMO worden verwerkt in het kader van haar wettelijke taken, waaronder de uitvoering van de WMO en de Embryowet, het toezicht op erkende METC’s, en de uitvoering van haar publieke en internationale verplichtingen.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

De CCMO is een zelfstandig bestuursorgaan zonder rechtspersoonlijkheid dat onder verantwoordelijkheid van het ministerie van VWS valt. Daarmee verwerkt de CCMO gegevens voor de uitvoering van haar wettelijke taken onder de verwerkingsverantwoordelijkheid van de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.

Hoe kunt u contact met ons opnemen?

Voor algemene vragen over privacy kunt u contact opnemen via ccmo@ccmo.nl.

Voor een specifieke vraag of het indienen van een klacht, kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming (hierna: FG) van VWS. Dat kan op twee manieren:

• Digitaal:

Stuur een mail naar: FG-VWS@minvws.nl.

• Schriftelijk:

Stuur een brief naar:
Ministerie van Volksgezondheid,
Welzijn en Sport Directie Bestuurlijke en Politieke Zaken
Postbus 20350
2500 EJ Den Haag

Verwerking van persoonsgegevens

Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?

De CCMO verwerkt verschillende categorieën persoonsgegevens, afhankelijk van het doel van de verwerking.

a. Gegevens van onderzoekers, instellingen en commissieleden

• Naam, functie, organisatie, contactgegevens;

• Inlog- en accountgegevens voor het Onderzoeksportaal;

• Correspondentie en ingediende documenten;
• Eventuele gegevens over expertise of beroepskwalificaties.

b. Gegevens van onderzoeksdeelnemers

• Persoonsgegevens (gepseudonimiseerd) die onderdeel zijn van onderzoeksdossiers (zoals onderzoeksprotocollen en bijlagen). Deze gegevens kunnen (gepseudonimiseerde) bijzondere persoonsgegevens bevatten, waaronder gezondheidsgegevens. De CCMO heeft geen toegang tot direct identificerende gegevens van deelnemers, maar uitsluitend tot onderzoeksdossiers op documentniveau, in het kader van haar toetsings- en toezichtstaak.

• De CCMO verkrijgt deze gegevens indirect via onderzoekers of toetsingscommissies.

c. Gegevens van burgers of organisaties die contact opnemen

• Naam en contactgegevens;

• Inhoud van correspondentie (bijvoorbeeld vragen, verzoeken of klachten).

Hoe komen wij aan uw persoonsgegevens?

De CCMO verkrijgt persoonsgegevens op verschillende manieren:

1. Rechtstreeks van u, bijvoorbeeld wanneer u contact met ons opneemt via e-mail, telefoon of het contactformulier, of wanneer u als onderzoeker of commissie informatie aanlevert.

2. Indirect via derden, bijvoorbeeld:

• via onderzoekers of instellingen die een onderzoeksdossier indienen;
• via erkende medisch-ethische toetsingscommissies (METC’s) in het kader van toezicht;
• via overheidsinstanties of inspecties die gegevens aanleveren op grond van een wettelijke verplichting;
• via internationale partners (zoals de EMA) binnen het kader van Europese regelgeving.

Doeleinden en rechtsgronden van de verwerking

De CCMO verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de uitvoering van haar wettelijke taken en om haar publieke dienstverlening te kunnen uitvoeren.

Doeleinden en rechtsgronden van de verwerking

Doel van verwerking	Rechtsgrond (AVG)	Wettelijke basis
Beoordeling en goedkeuring van medisch-wetenschappelijk onderzoek met mensen	Art. 6 lid 1 sub e AVG – taak van algemeen belang	Wet medisch-wetenschappelijk onderzoek met mensen (WMO)
Toezicht op en registratie van onderzoek en toetsingscommissies (METC’s)	Art. 6 lid 1 sub e AVG – taak van algemeen belang	WMO
Verwerking van bijzondere persoonsgegevens in onderzoeksdossiers	Art. 9 lid 2 sub g AVG – zwaarwegend algemeen belang	Art. 41 Uitvoeringswet AVG
Beheer van digitale systemen (zoals Onderzoeksportaal) en communicatie met betrokkenen	Art. 6 lid 1 sub e AVG	AVG, WMO
Behandeling van vragen, klachten en correspondentie	Art. 6 lid 1 sub e AVG	Algemene wet bestuursrecht
Publicatie van besluiten of adviezen	Art. 6 lid 1 sub e AVG	WMO en Wet open overheid
Samenwerking met Europese of internationale instanties (bijv. EMA, Europese Commissie)	Art. 6 lid 1 sub e AVG	Unierechtelijke verplichtingen

De CCMO baseert haar verwerkingen niet op toestemming, behalve in uitzonderlijke gevallen (zoals vrijwillige communicatie of nieuwsbrieven).

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

De CCMO deelt persoonsgegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taken of wanneer dit wettelijk verplicht is.

Mogelijke ontvangers zijn:

• Erkende medisch-ethische toetsingscommissies (METC’s).
• De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ).
• Het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS).
• Europese instanties zoals de European Medicines Agency (EMA) of de Europese Commissie.

Internationale doorgifte

In principe verwerkt de CCMO geen persoonsgegevens in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit wel noodzakelijk is, gebeurt dat uitsluitend als er een passend doorgiftemechanisme aanwezig is en wij hebben vastgesteld dat de doorgifte in overeenstemming is met de AVG.

Dit is bijvoorbeeld het geval als de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft genomen (artikel 45 AVG). Een actueel overzicht van landen met een adequaatheidsbesluit is te vinden via de website van de Europese Commissie.

Wie binnen de CCMO heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

Binnen de CCMO hebben alleen medewerkers toegang tot persoonsgegevens als zij daartoe zijn geautoriseerd. Toegang is gebaseerd op het need-to-know-principe, conform artikel 32 AVG en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Alle medewerkers met toegang tot persoonsgegevens hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend.

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

De CCMO bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of zolang dat wettelijk verplicht is.

Voorbeelden:

• Onderzoeksdossiers: 15 jaar na afronding van het onderzoek (conform de WMO).
• Correspondentie en vragen: 2 jaar na afhandeling.
• Administratieve gegevens: conform de Archiefwet.

Sommige gegevens kunnen na verloop van tijd worden overgedragen aan het Nationaal Archief in plaats van vernietigd.

Meer informatie over bewaartermijnen en archivering staat in de concernbrede selectielijst van VWS.

Hoe beschermen we uw persoonsgegevens?

De CCMO neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen onbevoegde toegang, verlies of onrechtmatige verwerking.

Wij doen dit volgens de wettelijke eisen en richtlijnen, zoals de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).

De CCMO evalueert de beveiligingsmaatregelen periodiek en meldt datalekken conform de artikelen 33 en 34 AVG. Indien een datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, wordt u daarvan persoonlijk op de hoogte gesteld.

Heeft u vragen over beveiliging, neem dan contact op met de Chief Information Security Officer (CISO) via ciso-kern@minvws.nl.

Privacyrechten

Welke rechten heeft u?

U heeft op grond van de AVG de volgende rechten:

• Recht op inzage: u mag vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie: u kunt onjuiste gegevens laten aanpassen.
• Recht op verwijdering: u kunt in bepaalde gevallen vragen om verwijdering van uw gegevens.
• Recht op beperking: u kunt vragen om tijdelijk geen gegevens te gebruiken.
• Recht op dataportabiliteit: alleen voor gegevens die u zelf hebt verstrekt op basis van toestemming of overeenkomst.
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van een publieke taak.
• Recht op menselijke tussenkomst bij besluiten: de CCMO neemt geen volledig geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen.
• Recht om toestemming in te trekken: alleen voor situaties waarin toestemming is gebruikt (zoals vrijwillige communicatie).
• Recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

In bepaalde gevallen kunnen uw privacyrechten worden beperkt of niet van toepassing zijn. Dat is bijvoorbeeld het geval:

• wanneer de CCMO uitsluitend geanonimiseerde gegevens verwerkt en uw identiteit daardoor niet kan worden vastgesteld (de AVG is dan niet van toepassing);
• wanneer het verstrekken van informatie vertrouwelijke gegevens van derden zou openbaren of de rechten en vrijheden van anderen zou schaden;
• of wanneer de uitoefening van een recht de uitvoering van onze wettelijke taken op het gebied van toezicht of wetenschappelijk onderzoek ernstig zou belemmeren.

Deze uitzonderingen zijn vastgelegd in artikel 23 AVG en artikel 41 van de Uitvoeringswet AVG.

Hoe kan ik mijn privacyrechten gebruiken?

U kunt uw verzoek op twee manieren indienen:

• Digitaal:

Stuur een e-mail naar: dienstpostbusavg@minvws.nl

• Schriftelijk (ondertekend):

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
Directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel
Privacy Office Kerndepartement, Afdeling CIO kern en informatiemanagement
Postbus 20350
2500 EJ Den Haag

Vergeet u niet te identificeren

Voeg een bewijs van uw identiteit toe. Geldige identiteitsbewijzen zijn bijvoorbeeld een paspoort of rijbewijs. De CCMO gebruikt deze kopie uitsluitend voor verificatie en verwijdert deze daarna.
U kunt een veilige kopie maken met de KopieID-app van het ministerie van BZK.

Als u inzage wilt in bijzondere persoonsgegevens, strafrechtelijke gegevens of gegevens van minderjarigen, kan persoonlijke identificatie worden gevraagd bij afgifte.

Wijzigingen

De CCMO kan deze privacyverklaring aanpassen bij wijzigingen in wet- of regelgeving of in de uitvoering van haar taken. Bij belangrijke wijzigingen informeert de CCMO betrokkenen via haar website of andere geschikte kanalen.

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 20 januari 2026.