Indiening van een substantiële wijziging
Een substantiële wijziging (substantial modification, SM) kan niet worden ingediend zolang er nog een andere indiening actief is voor hetzelfde onderzoek. Dit kan gaan om een initiële indiening, de toevoeging van een lidstaat, of een andere substantiële wijziging. Voor multinationaal onderzoek moeten alle deelnemende lidstaten (MSC) hun nationale besluit hebben ingevoerd voor de voorgaande indiening, voordat er een substantiële wijziging over Deel I kan worden ingediend. De enige uitzondering zijn meerdere substantiële wijzigingen over Deel II, die parallel kunnen worden ingediend.
Bij elke substantiële wijziging moeten twee documenten worden ingediend die een overzicht geven van de wijzigingen: een aanbiedingsbrief (cover letter) en een beschrijving van de wijzigingen (modification description).
De aanbiedingsbrief dient alle relevante achtergrondinformatie te verschaffen over de indiening, en een beknopte inhoudelijke beschrijving van de wijzigingen. De beschrijving van de wijzigingen dient een complete lijst van alle nieuwe of gewijzigde documenten en gegevens te bevatten. De CCMO-templates voor beide documenten moeten worden aangehouden, die ook een specifieke sectie bevatten over de eerste substantiële wijziging na transitie.
De lijst van de vereiste documentatie en informatie voor het indienen van een substantiële wijziging is opgenomen in bijlage II bij de CTR. Voor elk substantieel amendement moet er onder de sectie Proof of payment of fee in CTIS een document met de factuurgegevens ingediend worden. Een verplicht template hiervoor is beschikbaar. Deze gegevens zullen worden gebruikt voor de facturatie.
Substantiële wijziging van deel I of deel I + II
Een substantiële wijziging van deel I of deel I + II kan worden ingediend als wordt voldaan aan alle onderstaande criteria:
- Het besluit van alle betrokken lidstaten die de initiële of gespreide aanvraag ontvingen (resp. artikel 5 en artikel 11) is gecommuniceerd en ten minste één van hen heeft de geneesmiddelenstudie toegelaten. Dit houdt in dat bij multinationale studies de laatste lidstaat (voor gespreide aanvragen is dit de laatste lidstaat die deel II heeft ontvangen) die zijn besluit doorgeeft, bepaalt wanneer een substantiële wijziging van deel I of deel I + II kan worden ingediend.
- Er is geen lopende aanvraag voor de toevoeging van een betrokken lidstaat (artikel 14).
- Er is geen andere lopende aanvraag voor beoordeling van een substantiële wijziging in één van de andere betrokken lidstaten.
Let op! Alle functionaliteiten met betrekking tot de implementatie van artikel 11 zijn in ontwikkeling en zullen naar verwachting beschikbaar zijn op het moment van de eerste release na de ingebruikname van CTIS. Daarna wordt de eerste voorwaarde zo veranderd dat één betrokken lidstaat met een volledige aanvraag (artikel 5) zijn besluit tot toelating van de initiële aanvraag al kenbaar heeft gemaakt. Zie ook vraag 3.6 van de Q&A CTR.
Substantiële wijziging deel II
Een substantiële wijziging deel II kan worden ingediend in een betrokken lidstaat als wordt voldaan aan elk van de onderstaande criteria:
- Deze betrokken lidstaat heeft de geneesmiddelenstudie volledig toegelaten (ongeacht of dit was via een volledige of een gespreide aanvraag).
- Er is geen andere lopende beoordeling van een substantiële wijziging (deel I, I + II of II) in deze betrokken lidstaat.
Beoordelingen van substantiële wijzigingen deel II kunnen parallel lopen in verschillende betrokken lidstaten. Er kan een substantiële wijziging voor deel II in een betrokken lidstaat worden ingediend, als er een lopende beoordeling is voor het toevoegen van een additionele betrokken lidstaat.
Meerdere substantiële wijzigingen
Ingeval de opdrachtgever zich realiseert dat een substantiële wijziging noodzakelijk kan zijn terwijl een andere beoordeling nog loopt, kunnen de volgende acties worden genomen, afhankelijk van de urgentie:
- wachten tot de lopende beoordeling is afgerond alvorens de substantiële wijziging in te dienen;
- de lopende aanvraag intrekken en de substantiële wijziging indienen.
Substantiële wijziging in meerdere geneesmiddelenstudies
Parallelle indiening van dezelfde substantiële wijziging van een document dat wordt gebruikt in meerdere geneesmiddelenstudies, is toegestaan (en wordt aangemoedigd, zie punt A.1. van bijlage II bij de CTR). CTIS maakt het mogelijk één enkele aanvraag voor een substantiële wijziging voor een aantal (goedgekeurde) geneesmiddelenstudies te doen. De begeleidende brief moet een lijst bevatten van alle geneesmiddelenstudies waarop de aanvraag voor substantiële wijziging betrekking heeft.
Zie voor meer details over substantiële wijzigingen vraag 3 van het Q&A-document.