In de Wet medisch-wetenschappelijk onderzoek met mensen (WMO) is in artikel 12 vastgelegd dat degene die het wetenschappelijk onderzoek uitvoert er zorg voor draagt dat de persoonlijke levenssfeer van de proefpersoon zoveel mogelijk wordt beschermd. Hieruit vloeit voort dat het registreren van onderzoeksgegevens in beginsel anoniem moet plaatsvinden, zodat bij het verzamelen ervan niet steeds persoonsgegevens worden vermeld.

Als het toch nodig is om onderzoeksgegevens tot een persoon te kunnen herleiden, dan is een unieke fictieve code vereist. Deze code moet voorkomen dat de gegevens direct herleidbaar zijn tot de betrokkene. Initialen en/of geboortedatum als onderdeel of ter aanvulling van de code staan op gespannen voet met het doel van de code, zodat het gebruik ervan naar mening van de CCMO in beginsel niet acceptabel is. De coderingssleutel moet goed zijn beveiligd. In het protocol moet zijn vastgelegd wie er toegang tot deze sleutel heeft/hebben.

Verwerking persoonsgegevens

Bij het onderzoek kunnen tot de persoon herleidbare gegevens alleen worden gebruikt als bijvoorbeeld het vaststellen van de leeftijd voor het specifieke onderzoek van belang is of als het gebruik ervan voor de controle op juistheid van de gegevens noodzakelijk is. Dan kan een gedeelte van de geboortedatum in aanvulling op het unieke codenummer op onderzoeksformulieren worden opgenomen. Het gaat om die situaties waarbij een andere codering niet toereikend is en het belang van controle aan de hand van een deel van de geboortedatum zo groot is, dat dit redelijkerwijs niet op een andere wijze is op te lossen.

Het gebruik van de volledige geboortedatum is doorgaans niet nodig. Met een deel ervan, zoals het geboortejaar, kan dan worden volstaan. Ook dan is het maar eenmaal nodig dit gegeven te verzamelen, zodat het niet op elk document is terug te vinden - anders zou een persoonsgegeven immers een deel van de codering vormen.

Als het gebruik van initialen kan leiden tot directe identificatie van een proefpersoon, dienen ze niet te worden gebruikt. Er kunnen zich echter situaties voordoen waarbij het weglaten van initialen het risico op fouten in de dataverzameling kan vergroten. In dat geval is het gebruik van initialen acceptabel, mits dit expliciet in het informed consent wordt vermeld.

Op de verwerking van persoonsgegevens is de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) van toepassing.