De commissieleden van de CCMO worden door de minister benoemd op basis van hun deskundigheid. Zij verrichten de werkzaamheden voor de CCMO naast hun reguliere functie en leveren daarnaast geregeld specifieke expertise aan andere instanties. Dat een lid verschillende rollen en contacten heeft, hoeft geen probleem te zijn. Wel moeten mogelijke belangen transparant zijn.

Code van de KNAW

De Code ter voorkoming van oneigenlijke beïnvloeding door belangenverstrengeling van januari 2012 is een initiatief van onder andere de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW). Deze code wordt door vele organisaties, waaronder de CCMO, onderschreven. Samen met het College ter Beoordeling van Geneesmiddelen (CBG) en het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) heeft de CCMO in een toelichting de specifieke aard van deze organisaties in het licht van de code nader uiteengezet. De uitgangspunten van de code van de KNAW, te weten transparantie, proportionaliteit en verantwoordelijkheid, zijn leidend in het beleid dat de CCMO hanteert omtrent het omgaan van belangen.

  • Procedure voor commissieleden

Voordat een lid voor de CCMO gaat werken, ondertekent hij/zij een verklaring: de Opgave van belangen en (neven)functies. Deze wordt periodiek geactualiseerd en vindt u per (plaatsvervangend) commissielid op deze website. Daarnaast moet elk commissielid per vergadering nagaan of er sprake is van relaties en belangen bij een specifiek agendapunt, zodanig dat die mogelijk een belemmering vormen voor deelname aan de besluitvorming over dat punt. Bij die afweging moet het commissielid ook het vermijden van de schijn van belangenverstrengeling meenemen. Om in te schatten of hier sprake van kan zijn, wordt gebruikgemaakt van de criteria uit de code van de KNAW.

Commissieleden moeten relaties en belangen die mogelijk een belemmering vormen voor deelname aan de besluitvorming bij een of meerdere agendapunten voorafgaand aan de vergadering melden bij de voorzitter. Bepaald wordt of en in welke mate sprake is van betrokkenheid en welke procedure er wordt gevolgd. Dit wordt aan het begin van de vergadering plenair gemeld en opgenomen in de notulen.

Conform de code van de KNAW, moet de te volgen procedure in verhouding staan tot de ernst van de mogelijke belangenverstrengeling (proportionaliteitsbeginsel). In het uiterste geval kan het commissielid niet optreden als referent, en niet deelnemen aan de bespreking en besluitvorming van een protocol. Het commissielid verlaat dan voor de bespreking van het betreffende agendapunt de vergadering. Ook anderszins, zowel in als buiten de vergadering, moet het commissielid zich van elke inhoudelijke bemoeienis met het protocol onthouden.

Als het belang minder groot wordt ingeschat, kan in goed gemotiveerde uitzonderingsgevallen deelname aan de algemene discussie toch plaatsvinden. Dit geldt in het bijzonder als uitsluiting zou leiden tot het blokkeren van expertise die eigenlijk niet kan worden gemist. In dat geval kan het commissielid zo nodig algemene vragen over het betreffende agendapunt beantwoorden. De voorzitter en de overige commissieleden moeten die vragen dan zo gericht en objectief mogelijk stellen. Het lid verlaat vervolgens, voorafgaand aan de besluitvorming, de vergadering. Ook deze procedure wordt vastgelegd in de notulen.

  • Procedure voor externe adviseurs

Is bij een externe adviseur sprake van relaties of belangen die mogelijk een belemmering vormen, dan wordt eerst geprobeerd om een andere adviseur te vinden. Als die niet voorhanden is en het belang minder groot wordt ingeschat, kan de adviseur in gemotiveerde uitzonderingsgevallen toch om (schriftelijk) advies worden gevraagd. Dit geldt in het bijzonder bij schaarse expertise, zoals bij een onderzoek met zeer gespecialiseerde technologie of procedures. Bij aanwezigheid van de adviseur in de vergadering stellen de voorzitter en de overige commissieleden zo gericht en objectief mogelijke vragen. De adviseur is vervolgens niet betrokken bij de besluitvorming, heeft geen stemrecht en is niet medeverantwoordelijk voor de inhoud van het besluit van de CCMO.

De voorzitter van de CCMO is verantwoordelijk voor het beleid betreffende het omgaan met belangen en relaties. In geval van twijfel over de specifieke handelwijze beslist de voorzitter nadat hij ten minste één van beide vicevoorzitters heeft gehoord.

Vertrouwelijkheid

De  leden van de CCMO zijn verplicht tot geheimhouding van gegevens waarover de commissie bij de uitoefening van haar taak de beschikking krijgt en waarvan de vertrouwelijkheid expliciet is aangegeven dan wel impliciet blijkt uit de aard van de gegevens. Voordat zij starten met hun werk voor de CCMO, tekenen de leden een verklaring van geheimhouding.

De geheimhoudingsplicht geldt ook voor andere personen betrokken bij de uitvoering van één van de taken van de CCMO, zoals extern deskundigen of bij de vergadering aanwezige toehoorders. Ook zij tekenen eerst een geheimhoudingsverklaring.